Facturen verwerken is typisch werk dat klein lijkt zolang je alleen naar een losse handeling kijkt. Een mail openen, PDF downloaden, bedrag controleren, status bijwerken en daarna eventueel doorzetten. Maar als dit elke dag terugkomt, wordt het een stille belasting op de operatie.
De factuurtool is gebouwd rond dat dagelijkse patroon. Nieuwe facturen komen binnen via Gmail, PDF-bijlagen worden uitgelezen en de tool zet ze klaar in een overzicht waar iemand alleen nog hoeft te controleren wat aandacht nodig heeft.
Belangrijk is dat de tool niet probeert om een boekhoudpakket te vervangen. Hij haalt het werk ertussen weg: zoeken, openen, overtypen, status bijhouden en uitzonderingen herkennen.
Daarom is dit ook een goed voorbeeld van hoe ik automatisering benader. Eerst het terugkerende werk betrouwbaar maken, daarna pas uitbreiden met digest-mails, audit logs, quota, extra bijlagen of koppelingen.